Η διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθήσουν οι δικαιούμενοι ηλεκτρονικής αιτήσεως μετεγγραφής είναι η εξής:
Βήμα 1: Οι δικαιούμενοι ηλεκτρονικής αιτήσεως, για να την υποβάλλουν, θα συνδέονται στο ειδικά διαμορφωμένο πληροφοριακό σύστημα όπου και θα εισάγουν τα στοιχεία τους. Στη συνέχεια θα πρέπει να προχωρήσουν στην πιστοποίησή του λογαριασμού τους, εισάγοντας τον 8-ψήφιο κωδικό που θα λαμβάνουν με sms στο κινητό τηλέφωνο που θα έχουν δηλώσει. Έπειτα, θα επιλέγουν την κατηγορία στην οποία ανήκουν και θα καταχωρούν τα στοιχεία της μόνιμης κατοικίας των ιδίων ή των γονέων τους. Επιπρόσθετα θα καταχωρούν και το Τμήμα φοίτησης του Πανεπιστημίου ή Τ.Ε.Ι. που φοιτά ή σπουδάζει ο αδελφός ή αδελφή τους. Στο επόμενο στάδιο οι φοιτητές ή σπουδαστές οφείλουν να επιλέξουν, ανάμεσα στους Νομούς όπου ευρίσκονται τα αντίστοιχα Τμήματα με το Τμήμα προέλευσης, εκείνον που είναι πλησιέστερος στον τόπο μόνιμης κατοικίας που δήλωσαν ή στην πόλη που φοιτά ή σπουδάζει ένας τουλάχιστον αδελφός ή αδελφή τους, εάν ανήκουν στις κατηγορίες α,β,γ,δ,ε και στ. Εάν ανήκουν στην κατηγορία ζ τα αδέλφια οφείλουν να επιλέξουν τον ίδιο Νομό. Σε καμία περίπτωση ο επιλεγείς Νομός δεν επιτρέπεται να συμπίπτει με αυτόν του Τμήματος προέλευσης. Εάν τα αντίστοιχα Τμήματα είναι περισσότερα του ενός σε ένα Νομό οι φοιτητές ή σπουδαστές θα ιεραρχούν τα προτεινόμενα Τμήματα ανάλογα με την προτίμηση μετεγγραφής τους σε αυτά και θα κατανέμονται στα αντίστοιχα Τμήματα σύμφωνα με όσα ορίζονται στην ισχύουσα νομοθεσία. Η ηλεκτρονική αίτηση των φοιτητών ή σπουδαστών επέχει θέση υπεύθυνης δήλωσης κατά την έννοια και με τις συνέπειες του ν.1599/1986 (Ά 75).
Βήμα 2: Με την οριστικοποίηση της αίτησης οι φοιτητές ή σπουδαστές θα ενημερώνονται από το σύστημα για τα απαιτούμενα δικαιολογητικά που οφείλουν να προσκομίσουν στις Γραμματείες των Τμημάτων υποδοχής, καθώς και για την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας μέσω ηλεκτρονικού εγγράφου.
Βήμα 3: Εντός επτά ημερών από την λήξη της ημερομηνίας υποβολής των ηλεκτρονικών αιτήσεων οι ενδιαφερόμενοι, εφόσον η διαδικασία υποβολής ηλεκτρονικής αιτήσεως ολοκληρώθηκε με επιτυχία, θα ενημερώνονται μέσω ηλεκτρονικού εγγράφου για το Τμήμα υποδοχής που μετεγγράφονται. Ο φοιτητής ή σπουδαστής μετεγγράφεται αυτόματα από την τελευταία ενημέρωση του στο Τμήμα υποδοχής, υπό την διαλυτική αίρεση της έγκρισης της μετεγγραφής από την Γενική Συνέλευση του Τμήματος υποδοχής και τον έλεγχο νομιμότητας της τελευταίας από το Πρυτανικό Συμβούλιο του Πανεπιστημίου ή το Συμβούλιο του Τ.Ε.Ι.
Δικαίωμα υποβολής ηλεκτρονικής αίτησης μετεγγραφής θεμελιώνουν οι παρακάτω κατηγορίες:
α) Πολύτεκνοι γονείς και τέκνα πολυτέκνων. Ως πολύτεκνοι θεωρούνται όσοι πληρούν μια εκ των προϋποθέσεων του άρθρου πρώτου του ν. 1910/1944 (Ά 229), όπως αυτό αντικαταστάθηκε με την παράγραφο 1 του άρθρου 6 του ν. 3454/06 (‘Α 75).
β) Γονείς και τέκνα πολυμελών οικογενειών με τρία ζώντα τέκνα από νόμιμο γάμο ή νομιμοποιηθέντα ή νομίμως αναγνωρισθέντα ή υιοθετηθέντα, εφόσον κανένα από αυτά δεν υπερβαίνει το εικοστό έκτο έτος της ηλικίας του, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων αγάμων μητέρων με τρία μη αναγνωρισθέντα ζώντα τέκνα που δεν υπερβαίνουν το ανωτέρω όριο ηλικίας.
γ) Τέκνα θυμάτων τρομοκρατίας σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 1897/90 (Α΄120)
δ) Ορφανοί φοιτητές ή σπουδαστές από τον ένα ή και από τους δύο γονείς, εφόσον ο μέσος όρος του συνολικού οικογενειακού εισοδήματος των τριών τελευταίων οικονομικών ετών δεν υπερβαίνει το ποσό των σαράντα πέντε χιλιάδων Ευρώ. Για τον υπολογισμό του μέσου όρου του συνολικού οικογενειακού εισοδήματος των τριών τελευταίων οικονομικών ετών των ορφανών από τον έναν ή και τους δύο γονείς δε λαμβάνεται υπόψη το ατομικό εισόδημα του αποβιώσαντος γονέα ή των αποβιωσάντων γονέων που είχαν τυχόν δηλώσει κατά την τελευταία τριετία πριν από την αίτηση μετεγγραφής.
ε) Φοιτητές ή σπουδαστές που κατά τη διάρκεια των σπουδών τους στα ΤΕΦΑΑ ή σε άλλη Σχολή ή Τμήμα Πανεπιστημίου ή ΤΕΙ πέτυχαν μια από τις εξαιρετικές αγωνιστικές διακρίσεις, που αναφέρονται στην παράγραφο 2 του άρθρου 34 του ν. 2725/1999 (Ά 121), όπως αυτή αντικαταστάθηκε με την παράγραφο 5 στοιχείο 8 του άρθρου 18 του ν. 3708/2008 (Ά 210) και τροποποιήθηκε με την παράγραφο Γ.1 του άρθρου 45 του ν. 3773/2009 (Ά 120).
στ) Φοιτητές ή σπουδαστές με αδελφό ή αδελφή που φοιτά σε Τμήμα Πανεπιστημίου ή Τ.Ε.Ι., διαφορετικής πόλης της μόνιμης κατοικίας των γονέων και επιθυμούν να μετεγγραφούν σε τμήματα Πανεπιστημίων ή Τ.Ε.Ι. ευρισκόμενα εκτός του Λεκανοπεδίου Αττικής και του Νομού Θεσσαλονίκης.
ζ) Αδέλφια που φοιτούν σε τμήματα Πανεπιστημίου ή Τ.Ε.Ι., διαφορετικής πόλης της μόνιμης κατοικίας των γονέων τους και που επιθυμούν τη μετεγγραφή τους κατά το ίδιο ακαδημαϊκό έτος σε αντίστοιχα Τμήματα Πανεπιστημίων ή Τ.Ε.Ι. με εκείνα που ενεγράφησαν, ευρισκόμενα στον ίδιο Νομό και εκτός του Λεκανοπεδίου Αττικής και του Νομού Θεσσαλονίκης.
Οι δικαιούχοι μετεγγραφής των ανωτέρω κατηγοριών μετεγγράφονται χωρίς ποσοτικό περιορισμό και πέραν του συνολικού ποσοστού των κάθε φύσεως μετεγγραφών και κατατάξεων που προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία.
Δικαίωμα υποβολής ηλεκτρονικής αίτησης για μετεγγραφή έχουν μόνο όσοι βρίσκονται στο πρώτο εξάμηνο των σπουδών τους. Εάν ο λόγος μετεγγραφής των κατηγοριών γ, δ ε, στ και ζ ανακύψει μεταγενέστερα, τότε οι αιτήσεις υποβάλλονται στις Γραμματείες των Τμημάτων υποδοχής.